Persönliche Anforderungen

Nur Sie bestimmen, was Sie wirklich brauchen
Verkäufer denken selten aus der Perspektive Ihrer Kunden. Verkaufsstrategien und die Aussicht auf hohe Verkaufsprovisionen bei bestimmten Produkten sollten Sie beim Kauf von neuen Technologien wachsam werden lassen. Sie wissen, Sie müssen etwas gegen Ihre derzeitige Situation tun, aber legen Sie Ihr Schicksal nicht in die Hände eines Verkäufers, der “Ich muss dieses System verkaufen um meine Quote zu erreichen” auf der Stirn stehen hat. Natürlich ist kein Experte unparteiisch, schließlich leben wir in einer marktwirtschaftlich orientierten Gesellschaft, aber ein guter Verkäufer wird Ihnen nicht raten, mehr zu kaufen, als Sie wirklich benötigen. Lassen Sie sich von verschiedenen Anbietern beraten und fragen Sie auch mal befreundete Unternehmer, welche Systeme dort eingesetzt werden. Hohlen Sie sich verschiedene Angebote und vergleichen Sie die Anbieter genau. Dieser Text wurde zur Aufklärung erstellt und ich hoffe, ich konnte Ihnen viele Ihrer Fragen zu digitalen Archiven und wie Sie Ihrem Unternehmen weiterhelfen beantworten. Informieren Sie sich ausgiebig, wie Sie Ihr Leben einfacher gestallten und Ihr Unternehmen florieren lassen können und wählen Sie eine Lösung, die Ihnen dieses ermöglicht.

Was ist für Sie die beste Lösung?
Es gibt eine ganze Reihe von Lösungen aber nicht alle passen auf Ihr Unternehmen oder zu Ihrem Budget. Wenn Sie ein eigenständiger Anwalt sind, dann wird die Anforderung an digitales Archivieren eine andere sein, als z.B. eine Anwaltskanzlei mit 50 Anwälten. Selbst wenn es sich um das gleiche Geschäft handelt, es gibt Unterschiede bei der Menge der Dokumente, wie wichtig Zugriffsrechte sind, ja sogar kommt es manchmal darauf an, auf was Sie sich als Anwalt spezialisiert haben. Eine Spedition wiederum hat ganz andere Anforderungen. Dies lässt sich immer weiter fortsetzen.

Wichtige Kriterien für Ihre Entscheidung, welches System für Sie geeignet ist:
  1. Wie viele Dokumente haben Sie im letzten Jahr archiviert?
  2. Ist für Sie das Archivieren und Wiederfinden wichtig oder sollen Ihre Dokumente einem bestimmten Workflow folgen? Was wollen Sie genau, was das System für Sie tut?
  3. Wie viele Personen in Ihrem Unternehmen sollen mit dem System
    arbeiten? Und wie viele in 1 bis 2 Jahren?
  4. Benötigen Sie eine Verknüpfung in eine Warenwirtschaft, ein CRM oder
    andere Software?
  5. Wie hoch ist Ihr Budget für ein solches System? Setzen Sie sich ein
    Limit, sonst laufen Sie Gefahr, zu viel für ein System zu bezahlen, nur
    um es zu haben.
  6. Wie sieht es mit der jetzigen Hardware aus? Ist ein neues System
    kompatibel und wird es die nächsten Jahre noch so sein?
  7. Können Ihre Mitarbeiter schnell und fehlerfrei mit dem System arbeiten
    oder sind aufwendige Schulungen dazu nötig?
  8. Was sind die Support- / Update-Kosten für die Software? Viele Anbieter
    verlangen eine jährliche Gebühr, die Sie in Ihre Gesamtkosten mit
    einkalkulieren sollten.