Wie hilft digitales Archivieren meinem Unternehmen?

Erhöhen Sie Ihre Effizienz
Als Unternehmer oder Geschäftsmann stellen Sie sich Tag für Tag den Herausforderungen des Alltags. Verkaufsziele erreichen, neue Strategien festlegen und Ihre Mitarbeiter führen. Das letzte was Sie möchten ist es, Ihre wertvolle Zeit mit Verwaltungsarbeiten zu verschwenden, von der
Archivierung aber einen gewissen Teil beansprucht. Das Archivieren an sich ist dabei gar nicht so zeitraubend, aber sich dabei an ein festes System zu halten, dass es Ihnen auch später noch erlaubt, Ihre Dateien wieder hervor zu holen, kann mitunter sehr lästig sein. Ein Fehler und Sie können eine Datei in den umfangreichen Archiven verlieren, nur weil Sie statt und Y unter Z
abgeheftet haben. Ein professionelles digitales Archiv erlaubt es Ihnen, Dokumente zu scannen und in einer Datenbank zu speichern. Sie können Ihrem Dokument einen Namen geben, verschiedene Schlüsselwörter beifügen und in komplex entwickelten Systemen können Sie sogar komplizierte
Regeln und Anweisungen zur Verarbeitung eines Dokuments in einem Workflow hinterlegen. Die Datenbank ermöglicht es Ihnen, Dokumente wiederzufinden, indem Sie einfach nach bestimmten Schlüsselwörtern suchen. Fortgeschrittene digitale Archive benutzen auch sogenannte OCR
Texterkennungen, die den Suchprozess unterstützen. Das bedeutet, ein gescanntes Dokument wird anhand seines Inhaltes durchsucht und entsprechend Ihres Suchbegriffs angezeigt. Digitale Archive sparen Ihnen viel Zeit, indem Sie Arbeitsabläufe automatisieren. Sie können Ihre Zeit deutlich
effizienter für die Dinge nutzen, die wirklich wichtig sind.

Kosten senken
Wenn Sie die Zeit stoppen können, die Sie und Ihre Mitarbeiter aufwenden müssen, um bestimmte Informationen in Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten zu finden, Sie würden überrascht sein. Dies rechnen Sie dann mal in Stundenlohn und Fixkosten um. Jede Stunde die mit Arbeit verbracht wird, die mit dem richtigen System in 10 Minuten erledigt werden kann, ist Verschwendung. Nicht nur wegen der Zeit sondern eher wegen des Geldes. Stundenlöhne und Fixkosten bilden die Gemeinkosten Ihres Unternehmens und je mehr Zeit Sie für Abheften und Suchen aufbringen müssen, desto weniger Zeit bleibt Ihnen, um den sprichwörtlichen Speck nach Hause zu bringen. Darüber hinaus kann die Arbeit von 6 Personen in der Buchhaltung, die viel Zeit dazu aufwenden, Rechnungen und Quittungen zu sortieren, mit einem passenden System von 2 Leuten in der gleichen Zeit erledigt werden.

Erhöhen Sie Ihren Umsatz und Ihren Gewinn Stellen Sie sich vor, ein Verkäufer verwendet mehrere Stunden nur dafür auf, Produktinformationen für einen Prospekt oder eine Kopie der verlegten Bestellung zu suchen. Oder das Antwortschreiben auf ein Angebot zu einem bestimmten Preis zu kaufen. Jede Minute in der er nicht die Produkte oder den Service des Unternehmens verkaufen kann, bedeutet einen Verlust. Nicht nur einen Verlust wertvoller Zeit, sondern Ihr Verkäufer verliert auch den erforderlichen Fokus auf sein Kerngeschäft: Verkaufen. Ein weiterer wichtiger Vorteil entsteht aus der Reaktionszeit des Verkäufers gegenüber seinen Kunden. Eine schnell zugesandte Antwort lässt jeden Verkäufer in einem besseren Licht erscheinen.

Mit allen Informationen per Knopfdruck abrufbar, verlieren Sie nie den Überblick und können auf Fragen zu jeder Zeit schnell reagieren. Kein Zögern, kein Stammeln und keine Rückrufe mehr, nur weil Sie noch nach Informationen suchen müssen. Erhöhen Sie Ihre Effizienz im Verkauf auf diese Weise, führt dies evtl. zu mehr Abschlüssen und damit erhöht sich auch automatisch Ihr Umsatz und Gewinn.

Zusammenfassung
Digitales Archivieren verändert Ihre Organisation in ein effektiveres System. Abgesehen von den oben genannten Vorteilen wie erhöhte Effizienz, Kostensenkung und Umsatz / Gewinn-Steigerung, der Automatisierung der Archivierung und der schnelle Abruf von Informationen führt dies auch zu einer Steigerung der Motivation. Sich wiederholende und zeitraubende Arbeiten stehen bei Niemandem hoch im Kurs und bei längeren Zeiträumen kann dies sehr belastend sein. Motivation kommt teilweise durch das Gute Gefühl, dass Sie beim Ausüben Ihrer Arbeit haben und wenn Sie sich als Meister fühlen, der alles im Griff hat, dann stellt sich ein gutes Gefühl fast schon von alleine ein. In der Regel liegen die Vorteile von automatisierten Büroabläufen auch jenseits des Offensichtlichen, wie motivierte Mitarbeiter sind auch produktive Mitarbeiter.