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Was ist digitales Archivieren? |
| Geschichte Ich gehe davon aus, dass Sie sich mit dem Prinzip des Archivierens auskennen. Archivieren wird als „Speichern von Daten als Aufzeichnungen oder Dateien in organisierter und systematischer Art und Weise“ definiert. Digitales Archivieren greift dieses Prinzip im Zeitalter der Informationstechnologie auf und wandelt den Prozess in ein effizienteres Werkzeug. Warum archivieren wir Unterlagen? Die Antwort darauf ist einfach; Archivieren erlaubt es uns, wertvolle Informationen für die Zukunft zu sichern. In der Vergangenheit war die einzige Möglichkeit, solche Informationen für die Nachwelt zu sichern, sie auf ein Stück Papier zu schreiben oder in Stein zu meißeln. Papier aber verbleicht mit der Zeit und Steine unterliegen der wetterbedingten Erosion. Bis zur Erfindung des Computers war keine andere Möglichkeit verfügbar. Computer erlaubten es der Menschheit erstmals Daten elektronisch zu speichern und öffneten damit eine ganz neue Dimension, wie Informationen verbreitet werden konnten. Zeitalter der Informationstechnologie Ein moderner Computer verbunden mit einem Scanner kann Unterlagen digitalisieren und sie in elektronischer Form auf einem Speicher sichern. Auf diesem Wege ist eine Kopie des tatsächlichen Dokuments auf Ihrem Computer gespeichert und kann dort wie jede andere Datei auf Ihrem System behandelt werden. Sie können es verschieben, drucken, per Email verschicken oder einfach löschen, wenn Sie es nicht mehr benötigen. Ist dies bereits digitales Archivieren? Noch nicht, obwohl das Dokument in eine elektronische Datei gewandelt wurde, bloß dass diese sich noch an irgendeiner Stelle auf Ihrem Computer befindet. Es gibt noch kein System die Datei wiederzufinden und dadurch kann sie schnell mal verloren oder vergessen werden wenn man nicht gut darauf aufpasst. Eine einzige Datei ist da noch kein Problem, aber Geschäftsinhaber und Gewerbetreibende haben üblicherweise viele Unterlagen, die gesichert und wiedergefunden werden müssen. Sie können Ihr eigenes digitales Archiv mit entsprechend benannten Ordnern und Unterordnern erstellen und Dateien dann dort sortiert speichern. Sie wissen dann sofort, wo Sie suchen müssen wenn sie z.B. einen Vertrag, eine Rechnung oder eine Produktinformation überprüfen möchten. Diese Methode ist natürlich günstig aber mit der Zeit nicht besonders praktisch wenn die Anzahl der Dokumente steigt. Digitale Archivierungssoftware Heutzutage steht Digitale Archivierungssoftware zur Verfügung um die Archivierung zu automatisieren. Diese reicht von der einfachen Indexierungsanwendung, mit der Sie eine Art von Struktur oder Index für Ihre Dokumentenliste erstellen können, bis hin zu leistungsfähigen Anwendungen, die Ihnen ein vollständiges Archiv erstellen. Abhängig von Ihren Anforderungen und Ihrem Budget können Sie sich das passende System heraussuchen. Die höher angesiedelten Lösungen verwenden Datenbanken-Technologie, die von der einfachen MS Access Datenbank bis hin zu den besonders leistungsfähigen SQL Server, MySQL oder Oracle Datenbanken reichen. Im Wesentlichen dient eine Datenbank zur Organisation von Informationen. Stellen Sie sich ein weißes Blatt Papier vor, auf das Sie Wörter, Zahlen und Buchstaben in jeder erdenklichen Anordnung und Position schreiben können. Diese würde aber keinen Sinn ergeben, solange sie nicht gruppiert, strukturiert und in Kategorien organisiert sind. Das ist es, was eine Datenbank für Sie leistet. Der große Unterschied zwischen dem Ablegen von einzelnen Datensätzen auf einer Festplatte und dem Speichern in Datenbanken liegt also darin, dass Sie auf deutlich effizienterer Art und Weise arbeiten können, da Sie Ihre Dateien indexieren (Verschlagworten) können, sie in einer einzigen, leicht zu sichernden Datenbank speichern und vor Allem aber die benötigten Informationen wesentlich schneller wieder vorliegen haben. Zusätzlich ist eine Datenbank auch vom Gesichtspunkt der Datensicherheit vorteilhafter, da Datenbanken passwortgeschützt werden können und nicht aus überall auf der Festplatte verstreuten Dateien bestehen. Das Risiko, eine Ihrer Dateien wird infiziert, manipuliert oder versehentlich gelöscht ist auf ein Minimum reduziert. Ebenfalls erhalten Hacker nicht automatisch Zugang zu Ihren Daten, für den Fall, dass man sich illegal Zugang zu Ihrem Computer verschafft hat. Workflow-Ablauf Digitales Archivieren und Workflow sind zwei verschiedene Dinge, dennoch sind sie eng miteinander verbunden. Das Speichern und Auffinden von Dateien ist grundlegend für digitales Archivieren, aber manche Unternehmen benötigen ein System, das verschiedene Arten von Dokumenten verwalten kann, Genehmigungen von bestimmten Personen einholt und automatisch Kopien an Mitarbeiter versenden kann. Solche Systeme sind für Großunternehmen konzipiert worden oder für Unternehmen mit einer ganz speziellen Ausrichtung des Geschäftes. Digitale Archivierung ist der letzte Schritt eines Workflows und es gibt eine ganze Reihe von Modulen und Softwarepaketen, zwischen denen Sie wählen können. Einige Unternehmen integrieren ihr System in eine Warenwirtschaft oder ein CRM-System. Dafür gibt es die verschiedensten Anbindungen von verschiedenen Anbietern. |
